회사 office365 쉐어포인트 저장공간이 꽉 찾다. 어떻게 하지?

회사는 Office 365를 사용하고 있다.

Teams도 사용하고 있고.

쉐어포인트를 직접 쓰는게 아니라, 파일 관리를 Teams를 통해 하고 있는데, 여기에 저정한 파일이 SharePoint 공간을 사용하고 있다.

이렇다는 사실을 모르고 주구장창 관리없이 Teams를 수년간 사용해왔는데...

 

갑자기 저장공간을 다쓰면서 뭔가 문제가 생기기 시작..

 

쉐어포인트 관리 센터에 들어가면  사이트 -> 활성 사이트 에서 현재 저장소 사용량을 알 수 있다.

 

각 사이트 들에 들어가서 문서를 정리하면 되는데, 정리한다고 바로 공간이 확보되는 것이 아니다.

삭제 후 휴지통에 들어가서 비워줘야 한다. 그러고 다음날이 되면 반영되어 있다. 아무래도 야간에 배치작업으로 공간 재계산이 발생하는 듯 하다.

 

엑셀, 파워포인트 등 문서들의 경우 버전 관리가 자동으로 되는데(수정시마다 버전이 올라감) 이 모든 버전들이 공간을 차지하고 있다.

만약 100MB 짜리 문서인데 버전이 10개이면 그것만 벌써 1GB..

 

때문에 효율적인 관리를 위해 버전을 적절히 제한하는게 좋다.. 아카이브가 필요한건 차라리 별도 파일로 저장하는게 명시적이고 좋을 듯 싶다.

 

전체 문서 용량은 200GB 정도 인데 1TB를 사용하고 있다고 나오니...

 

이 버전은 설정에서 지정할 수 있는데, 지정한다고 해서 바로 적용되는 것이 아니고, 설정 완료 후 열람하는 문서에 한해서 처리된다..

 

내가 하고자 하는 얘기는 이거를 모든 문서에 바로 처리하는 방법!

 

처리는 사이트 단위로 할 수 있다.

관리 화면에서는 못하고 윈도우의 파워쉘에서 해야한다. (왜 그런지는 모르겠음)

 

파워쉘은 관리자 권한으로 실행해야한다.

 

먼저 콘솔에서 office365 관리계정에 로그인해야 한다.

Connect-SPOService -Url https://조직명-admin.sharepoint.com

이렇게 하면 윈도우에서 365 로그인 창이 표시되고 로그인을 진행하면 된다.

사이트명은 쉐어포인트 관리페이지에 들어가면 상단 브라우저 주소표시줄에 있는 주소 그대로이다.

 

그리고 문서의 버전을 바로 적용하는 방법은

 

New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob `
-Identity https://조직명.sharepoint.com/sites/사이트명 `
-MajorVersionLimit 10 `
-MajorWithMinorVersionsLimit 10

 

버전이 10.3 이라면 10은 majer 3은 minor 버전을 뜻하며 이 버전을 제한하는 것이다.

 

 

이렇게 명령을 실행하면 배치작업을 통해서 문서들의 버전을 일괄 정리하게된다..

줄어든 저장공간은 다음날 확인가능!

 

금전적 여유가 있다면 저장공간을 구매해서 쓰는 것도 방법인데, 불필요한 데이터를 지우는게 더 효과적이지 않을까 싶다.